Datenschutzerklärung & DSGVO-Informationen

Zuletzt aktualisiert: 9. Februar 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie AIRIA Systems GmbH („wir", „uns", „unser" oder „Unternehmen") deine personenbezogenen Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn du unsere Website (my-book.ai) besuchst und unsere Dienstleistungen nutzt.

1. Welche Daten wir erheben

Wir erheben folgende personenbezogene Daten von dir, wenn du unser Kontaktformular ausfüllst:

• Name — Dein vollständiger Name
• E-Mail-Adresse — Für die Beantwortung deiner Anfrage
• Land — Aus einem Dropdown-Menü ausgewählt, um deinen Standort besser einordnen zu können
• Nachricht — Deine Anfrage oder Frage zu unseren Verlagsdienstleistungen
• Einwilligungsangaben — Ob du der Zusendung von Marketingkommunikation zustimmst

Wir erheben keine Zahlungsdaten direkt; Mollie (unser Zahlungsdienstleister) verarbeitet alle Kartendaten sicher.

2. Wie wir deine Daten verwenden

Wir verwenden die von dir bereitgestellten personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Beantwortung von Anfragen — Wir verwenden deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht, um auf deine Kontaktformularanfrage zu antworten
• Marketingkommunikation — Sofern du dich angemeldet hast, senden wir dir gelegentlich Updates zu unseren Dienstleistungen
• Serviceverbesserung — Wir analysieren Kontaktanfragen, um unser Leistungsangebot weiterzuentwickeln
• Rechtliche Compliance — Wir führen Aufzeichnungen, um gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu genügen

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Für EU/EWR-Ansässige (DSGVO):

• Einwilligung — du erteilst deine ausdrückliche Einwilligung, wenn du das Kästchen „Marketingkommunikation empfangen" ankreuzt
• Berechtigtes Interesse — Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, deine Anfrage zu beantworten und unsere Dienstleistungen zu verbessern

Für Nicht-EU-Ansässige:

• Berechtigtes Interesse — Wir verarbeiten deine Daten, um deine Anfrage zu beantworten und über unsere Dienstleistungen zu kommunizieren
• Vertragserfüllung — Sofern wir mit dir einen Buchvertrag besprechen

4. Datenspeicherung

Wir speichern deine personenbezogenen Daten für 24 Monate nach deiner letzten Interaktion mit uns. Nach 24 Monaten:

• Kontaktanfragen werden soft-gelöscht (zur Löschung markiert, aber für Prüfzwecke aufbewahrt)
• Marketing-Opt-in-Daten werden entfernt
• E-Mail-Kommunikationsaufzeichnungen werden archiviert

Du kannst jederzeit eine vorzeitige Löschung beantragen (siehe „Deine Rechte" weiter unten).

5. Deine Rechte gemäß DSGVO (nur EU/EWR)

Wenn du dich in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum befindest, hast du folgende Rechte:

• Auskunftsrecht — du kannst eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über dich gespeichert haben
• Recht auf Berichtigung — du kannst die Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Recht auf Löschung — du kannst die Löschung deiner Daten verlangen (das „Recht auf Vergessenwerden")
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung — du kannst verlangen, dass wir die Nutzung deiner Daten einschränken
• Recht auf Datenübertragbarkeit — du kannst deine Daten in einem portablen Format anfordern
• Widerspruchsrecht — du kannst der Marketingkommunikation jederzeit widersprechen

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktiere uns bitte unter der unten angegebenen Adresse.

6. Datenweitergabe

Wir verkaufen, tauschen oder teilen deine personenbezogenen Daten nicht mit Dritten. Wir können Daten jedoch weitergeben an:

• Infrastrukturanbieter — Unser E-Mail-Dienstleister und Hosting-Anbieter (beide EU-ansässig, DSGVO-konform)
• Behörden — Sofern gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte erforderlich

7. Datensicherheit

Wir nehmen die Sicherheit deiner Daten ernst. Deine personenbezogenen Informationen:

• werden in verschlüsselter Form in unserer PostgreSQL-Datenbank gespeichert
• werden über HTTPS (TLS-Verschlüsselung) übertragen
• sind nur für autorisierte Teammitglieder zugänglich
• werden durch branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen geschützt

Dennoch ist keine Übertragungsmethode über das Internet zu 100 % sicher. Wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

8. DSGVO-Konformität für EU-Ansässige

Im Rahmen der DSGVO:

• erheben wir Daten nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Checkbox-basierte Einwilligung)
• unterhalten wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit unseren Infrastrukturanbietern
• beantworten wir Auskunftsersuchen innerhalb von 30 Tagen
• melden wir Datenschutzverletzungen den Behörden, sofern erforderlich
• führen wir Datenschutz-Folgenabschätzungen bei risikoreichen Verarbeitungen durch

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsverfahren oder Profilerstellung.

9. Deine Einwilligung & Marketingkommunikation

Wenn du unser Kontaktformular absendest, hast du die Möglichkeit, dich für Marketingkommunikation anzumelden. Wenn du dies tust:

• senden wir dir E-Mails über unsere Verlagsdienstleistungen, Neuigkeiten und Angebote
• kannst du dich jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail vom Marketingverteiler abmelden
• kannst du uns kontaktieren, um deine Einwilligung zu widerrufen (siehe unten)

10. Kontaktdaten für Datenanfragen

Wenn du Fragen zu dieser Datenschutzerklärung hast, deine Rechte ausüben oder eine Datenanfrage stellen möchtest, wende dich bitte an:

AIRIA Systems GmbH

• E-Mail: info@my-book.ai
• Datenschutzbeauftragter: privacy@my-book.ai
• Postanschrift: AIRIA Systems GmbH, Grünberger Straße 54, 10245 Berlin, Deutschland

Wir beantworten alle Datenanfragen innerhalb von 30 Tagen. Wenn du dich in der EU befindest und mit unserer Antwort nicht zufrieden bist, hast du das Recht, eine Beschwerde bei deiner zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken oder gesetzlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich durch Aktualisierung des Datums „Zuletzt aktualisiert" und, soweit erforderlich, per E-Mail.

12. Internationale Datenübermittlungen

Deine Daten werden in erster Linie in der Europäischen Union gespeichert. Sofern wir Daten außerhalb der EU übermitteln (was selten vorkommt), geschieht dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter rechtlicher Mechanismen wie Standardvertragsklauseln.

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Durch die Nutzung unserer Website und unserer Dienstleistungen stimmst du den Bedingungen dieser Datenschutzerklärung zu.

Angaben zur Unternehmensregistrierung und zu den rechtlichen Unternehmensdaten findest du in unserem Impressum. Mehr darüber, wie wir arbeiten und wie der Buchschreibprozess abläuft, erfährst du auf der my-book.ai Startseite. Fragen? Buche ein kostenloses Erstgespräch mit unserem Team.